Nella velocità e frenesia del business di oggi, è indispensabile che le aziende forniscano qualità e supporto eccellenti ai propri clienti. Per ottenere quest’obiettivo senza, però, far lievitare i costi e aumentare l’efficienza, sempre più aziende optano per l’esternalizzazione di servizi e attività.
L’outsourcing, letteralmente approvvigionamento esterno”, è il miglior modo possibile per far crescere la tua azienda risparmiando denaro offrendo esperienze di eccellenza al cliente.
Quali soni i vantaggi dell’Outsourcing?
Se stai prendendo in considerazione l’outsourcing, è importante comprendere i diversi vantaggi che potrebbero scaturirne, sia per te sia per i tuoi clienti.
- Riduzione dei costi: il taglio dei costi non è l’unico vantaggio dell’outsourcing, ma può essere un fattore veramente importante da considerare. L’outsourcing convertirà i costi variabili in costi fissi, libererà capitale per gli investimenti ottimizzando i cash flow aziendali, consentendo alle aziende di evitare spese elevate e spesso impreviste
- Possibilità di concentrarsi sulle attività più importanti dell’azienda: concentrarsi sulle funzioni più importanti dell’azienda: il proprio“core business”. Le attività in house di un’azienda richiedono un elevato dispendio di risorse. Quando si assegnano più risorse allo svolgimento di attività secondarie, si riducono le risorse umane e finanziarie per servizi core a discapito della qualità
- Maggiore efficienza: esternalizzare parte dei servizi e attività aziendali a un’azienda partner genera vantaggi innegabili in termini di miglioramento dell’efficienza. Rivolgersi a un’azienda specializzata in attività di backend, migliora l’efficienza e, di conseguenza, la produttività e la redditività. L’outsourcing consente al personale di concentrarsi su compiti più specifici e strategici all’interno dell’organizzazione
- Flessibilità del personale: l’outsourcing consente anche di utilizzare risorse umane aggiuntive senza alcun impegno a tenerle attivamente in organico anche se cessano le motivazioni iniziali al momento dell’assunzione
- Potenziamento e miglioramento dei servizi offerti: l’outsourcing porta inevitabilmente a un miglioramento dei servizi. Alta la qualità del servizio grazie all’ottimizzazione dei vari fattori produttivi dei processi aziendali
- Riduzione del rischio: tutte le aziende devono gestire dei rischi legati all’andamento dei mercati, alle condizioni finanziarie, ai provvedimenti legislativi e anche della concorrenza. Scegliere di esternalizzare alcune funzioni aziendali trasferisce parte dei rischi sul provider di outsourcing
Concentrarsi sul “core business”
Ricorrere all’outsourcing non è più una questione di “dovremmo” o “non dovremmo” esternalizzare, ma più una questione di quanto dovremmo esternalizzare per migliorare le prestazioni della nostra azienda.
L’approccio strategico all’outsourcing dovrebbe soddisfare le esigenze dell’azienda per raggiungere l’equilibrio tra le attività interne e l’utilizzo dell’offerta esterna. Molte delle attività e servizi aziendali possono essere eseguite esternamente: logistica, uffici, manutenzione, marketing e vendite, supporto tecnico, sistemi informatici, gestione delle risorse umane, elaborazione dei controlli. L’elenco potrebbe continuare a lungo.
Quali servizi possono essere esternalizzati?
Ogni azienda è diversa. Pertanto, l’esternalizzazione delle attività dipende dalle esigenze specifiche dell’azienda stessa. A puro titolo di esempio, la gamma di attività amministrative che è possibile esternalizzare va dai pagamenti alla fatturazione, dall’incasso alla negoziazione con le banche e persino alla stipula di polizze assicurative.
Quand’è il momento giusto per esternalizzare le attività?
Ogni momento è quello giusto per fare il grande passo. Immagina solo quanto aumenterebbe la produttività della tua azienda se potessi concentrarti sulle attività importanti che forniscono un reale valore aggiunto, come partecipare a riunioni con i clienti o produrre report di qualità, avendo la certezza che tutte le attività che non producono valore aggiunto vengano delegate e siano gestite in modo professionale. Certamente, questo significherebbe un mal di testa in meno nella già difficile gestione quotidiana del tempo e della salute personale e aziendale.
Attività digitali in outsourcing
Se vuoi che la tua attività prosperi nell’attuale era di trasformazione digitale, devi fare buon uso di tutti i canali digitali rilevanti pianificando una strategia di successo. Il digitale non è un progetto una tantum! Il ricorso alla digitalizzazione è un processo in continuo divenire che richiede attenzione e le cui fasi progressive non possono mai essere trascurate. Il panorama digitale è in continua e costante evoluzione. I tuoi dipendenti potrebbero non essere aggiornati sulle ultime novità a scapito dell’efficienza dei servizi offerti dalla tua azienda. L’aggiornamento richiede tempo e costi.
Scegliere di delegare la digitalizzazione aziendale alle risorse interne può essere molto complicato. La buona notizia è che puoi affidare le tue attività digitali a un partner esterno che ti aiuterà a far crescere la tua attività.
I provider di outsourcing digitale
Il mondo del digitale è in espansione e comprende praticamente tutto, dal social media marketing, al marketing sui motori di ricerca, allo sviluppo di siti Web, alla scrittura di contenuti, alla ricerca di parole chiave e altro ancora. Per una singola azienda essere esperta in tutti i campi è quasi impossibile.
Per cominciare, è necessario individuare con precisione i servizi digitali di cui si ha bisogno e che si vorrebbero esternalizzare per poi scegliere un’azienda partner di grande affidabilità ed esperienza.Il ricorso ad un team di assistenti virtuali può aumentare la produttività e l’efficienza aziendale.
Delegare il lavoro a un assistente virtuale può essere un ottimo modo per garantire che le attività siano eseguite senza aggiungere nuovo personale al libro paga.
- Assistenza amministrativa: dall’aggiornamento dei calendari, alla correzione di bozze di documenti, alla gestione della posta in arrivo, un assistente amministrativo professionale può gestire quasi tutte le attività che gli sono affidate
- Contabilità: la contabilità è uno dei compiti più importanti necessari per qualsiasi azienda. Con un contabile virtuale di alta professionalità, esperto e affidabile, le aziende possono avere la sicurezza che le loro attività contabili siano complete e precise
- Ricerca: condurre ricerche di qualità può diventare una delle attività più dispendiose in termini di tempo per qualsiasi azienda. Un assistente virtuale può gestire ricerche in internet che richiedono molto tempo e riassumere i risultati in qualsiasi formato
- Gestione assunzioni: un assistente virtuale può far risparmiare molto tempo selezionando ed esaminando i curricula, contattando i candidati, fissando colloqui
- Social media: i social media continuano a prosperare come uno dei modi più importanti per un’azienda di connettersi e comunicare con i propri clienti. Tuttavia, gli sforzi di molte aziende sui social media falliscono. Per far risaltare un’azienda, il coinvolgimento deve essere facilitato e stimolato attraverso una voce coerente e competente. Con un’attenta cura dei contenuti e un coinvolgimento attivo del pubblico, un assistente di marketing virtuale può far si che i canali dei social media e gli sforzi di marketing digitale siano una vera risorsa per l’azienda con un efficace ritorno sull’investimento
- E-mail Marketing: intrattenere relazioni con i clienti è un ottimo modo per incoraggiare e sviluppare legami duraturi. L’invio di newsletter ed email esteticamente gradevoli e professionali può stimolare il coinvolgimento della propria clientela. La creazione e la gestione di campagne di e-mail è un’altra attività che può essere gestita da un assistente virtuale.
Uffici in outsourcing e coworking
L’uso della parola coworking in relazione a un ambiente di ufficio condiviso è stato utilizzato per la prima volta da Brad Neuberg nel 2005, un intrepido imprenditore con grandi sogni che ha creato il primo spazio di coworking, come lo intendiamo oggi, a San Francisco.
Si chiamava San Francisco Coworking Space ed era aperto solo 2 giorni a settimana (lunedì e martedì) all’interno di Spiral Muse, uno spazio collettivo femminista. Rimase vuoto per il primo mese poiché nessuno ne aveva mai sentito parlare prima.
Ora il coworking è diventato un fenomeno globale. Gli spazi di coworking stanno proliferando nella maggior parte delle grandi città con un tasso di crescita annuale del 24,2%.
Si prevede che entro il 2022 ci saranno più di 30.432 spazi di coworking e oltre 5,1 milioni di membri di coworking.
Anche a Bologna il coworking è una realtà consolidata, e CreaSystem ne è stato un pioniere in tal senso e gli investimenti continuano sia in termini di spazi che di servizi annessi.
Il coworking è il nuovo percorso per fondere vita e lavoro in modo sostenibile. È il fulcro globale all’incrocio tra proprietà immobiliare, tecnologia e comunità, che determinerà il modo in cui lavoreremo in futuro. Un futuro che possiamo definirlo già OGGI.
Non sorprende che gli spazi di coworking siano in aumento. Con Wi-Fi ad alta velocità, spazi di convivialità, pulizie e altro a una tariffa flat mensile senza altri pensieri.
Sempre più aziende ne riconoscono i vantaggi. Gli spazi di coworking offrono un ambiente creativo per qualsiasi azienda e per qualsiasi attività.
Uffici arredati
Affinché le aziende possano prosperare nell’economia globale frenetica di oggi, devono essere estremamente flessibili e intelligenti nelle loro strategie di gestione dei costi. Ciò include la necessità di spazi per uffici commerciali convenienti e flessibili.
Gli spazi per uffici tradizionali sono sempre stati difficili da gestire e la complessità (ed i costi) sono sempre crescenti. Spesso scoraggiano per la gran quantità di tempo e investimento che richiedono per pulizia e manutenzione, sia ordinaria che straordinaria.
La possibilità di avvalersi di un ufficio già arredato e pronto all’uso permette alle aziende di diventare più competitive nei loro settori consentendo la riduzione delle spese di gestione.
Gli uffici arredati hanno un design e un’atmosfera professionale. Spesso divisi a compartimenti, il che è particolarmente vantaggioso per le aziende che hanno dipartimenti diversi. La suddivisione in compartimenti dei diversi reparti consente ai lavoratori di concentrarsi sul proprio lavoro. Il livello più elevato di privacy consente anche una maggiore produttività. A differenza dei tradizionali spazi per uffici, gli uffici arredati offrono l’opportunità per un’azienda di aumentare o ridurre il proprio spazio in base alle attuali esigenze operative. Esigenze che lo smart-working ha accentuato.
Conclusione
Non possiamo aiutarti nella soluzione di tutte le necessità di outsourcing aziendale, ma CreaSystem può sicuramente aiutarti a ridurre i costi aziendali e eliminare le inefficienze nel mondo uffici e coworking. Se desideri una consulenza esperta e ulteriori informazioni sugli spazi per uffici flessibili, rivolgiti a CreaSystem. Offriamo spazi con servizi di prima qualità.
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